English
/ Willos

Integritetspolicy

/ Inledning

EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR, trädde i kraft den 25 maj 2018 och innebär bland annat hårdare krav på hantering av personuppgifter. Integritet handlar om din rätt att skydda din personliga information och själv bestämma över vilken information som delas med andra. Vi tagit fram denna integritetspolicy för att du ska känna dig trygg med hur vi samlar in och hanterar dina personuppgifter.

Innehåll

  • Vilka personuppgifter samlar vi in?
  • Varför behöver vi samla in dina personuppgifter?
  • Vad finns det för rättslig grund?
  • Hur skyddas dina personuppgifter och vilka har tillgång till dem?
  • Lagring och gallring av personuppgifter
  • Dina rättigheter och val
  • Så kontaktar du oss

1. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Willo värnar om din personliga integritet och samlar inte in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt.

Vi behandlar personuppgifter om dig om du:

  • Ingår i en rekryteringsprocess eller
  • påbörjat en anställning, men även löpande under anställningen
  • är kund till Willo eller är intressent eller potentiell kund

Vi kan behöva följande personuppgifter:

Grundläggande personuppgifter: Namn, personnummer, kön, arbetstelefonnummer, adress, e-post, arbetsplats, hemadress, andra privata kontaktuppgifter, anställningsnummer, bank- och kontouppgifter, organisatorisk tillhörighet, anställningsdatum, tid då anställning avslutades, chefsroll, sysselsättningsgrad, anställningstid, arbetare/tjänsteman, utbildning/kompetens och där så erfordras andra grundläggande personuppgifter samt facklig tillhörighet när medlemskap dras på lönen.

Vid inhyrning: Arbetsgivare, tid då bolaget anlitades, tid då bolagets kontrakt avslutades, avtalstyp.

För utförande av arbete och arbetsledning: chef, chefens chef, titel, avdelning, utbildning/kompetens, arbetsprestation.

Personalhantering av andra HR specifika personuppgifter: Dag- eller veckoarbetstid, kontaktinformation närmast anhöriga, kostnadsställe, befattningsvärdering, månadslön, löneutveckling, hälsoinformation, rehabilitering, chef och frånvaro.

Kommunikation: Personuppgifter som krävs för att ge dig tillgång till Willos datasystem och nätverk, bland annat internetadress, epost, IP-adresser och användarnamn för inloggning, men även andra typer av personuppgifter som loggas vi utnyttjande av datasystem och nätverk.

Vid visselblåsning: De personuppgifter som framgår av en inkommen rapport till vår interna rapporteringskanal, både uppgifter du själv uppger eller som uppges om dig. Det kan exempelvis röra sig om namn, arbetstitel, uppgifter om misstänkta brott, misskötsamhet, hälsouppgifter eller annat.

2. Varför behöver vi samla in dina personuppgifter?

Willo behöver samla in dina personuppgifter för bland annat följande ändamål:

  • Administration och hantering av anställningen hos Willo
  • Intern arbetsledning, planering och hantering av arbetsstyrkan, behov av rekrytering, kompetensutveckling, karriärplanering och utveckling, utvärdering och uppföljning av arbetsprestationer
  • Hantering av förmåner, löneutbetalning, ersättningar, skatter och försäkring
  • Hantering av affärsresor, reseförsäkring
  • Förse dig med informationssystem, se till att vi har en säker, trygg och effektiv användning av interna informationskanaler som e-post och andra internettjänster, säkerställa att affärskritisk information och Willos övriga tillgångar är säkra och skyddade
  • Finansiell planering, rapportering, upprättande av budget och analys
  • Hälsa och arbetsmiljö
  • Följa upp tillämpning av interna policys och andra bestämmelser, skydda Willos egendom, såväl fysiska som immateriella rättigheter, förebygga bedrägerier och andra olagliga aktiviteter
  • Hantera arbetsrelaterade tvister och klagomål, till exempel ersättningskrav, agera i enlighet med andra tillämpliga rättsliga förpliktelser som Willo kan ha genom arbetstagarens anställning hos Willo
  • Säkerställa uppfyllandet av förpliktelser med anledning av anställningsavtalet
  • Uppfylla vår lagliga skyldighet att tillhandahålla en intern rapporteringskanal och följa upp ärenden

3. Vad finns det för rättslig grund?

I och med att du lämnar uppgifter till oss ger du din tillåtelse att Willo registrerar och lagrar uppgifter samt behandlar de angivna personuppgifterna för angivna ändamål.

För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste vi ha en rättslig grund att basera behandlingen på. Nedan finner du vilka rättsliga grunder vi använder oss av:

  1. Samtycke – personuppgifterna av lämnats av dig och du har förstått vad det innebär
  2. Rättslig förpliktelse – när lagar och regler gör att vi måste behandla vissa personuppgifter, t ex för bokföring eller skatterapportering
  3. Intresseavvägning – när behandlingen av dina personuppgifter ligger i Willos intresse, tex kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners
  4. Fullgörande av anställningsavtal – det som faktiskt krävs för att bli anställd

4. Hur skyddas dina personuppgifter och vilka har tillgång till dem

Willo tillämpar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bland annat förlust, missbruk och obehörig åtkomst.

Endast personer på Willo som i sin har behov av att behandla personuppgifterna i enlighet med ovan angivna ändamål kommer att ha tillgång till dem.

Willo kan lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden, andra bolag inom koncernen eller tredje part som beskrivs nedan i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar:

  • Till personuppgiftsbiträden. Willo kan anlita personuppgiftsbiträden för affärssyften som en del av sin normala verksamhet
  • Till myndigheter som Willo har en förpliktelse att göra så eller om Willo behöver skydda sina eller tredje parts rättigheter.
  • Till tredje part i samband med försäljning eller annan överföring av del av Willos verksamhet
  • Till tredje part i samband med nödfall där hälsa och säkerhet för dig eller annan person är i fara
  • Till tredje part för att tillvarata Willos rättigheter, till exempel i samband med arbetsrättslig tvist
  • Till myndighet och/eller arbetsgivarorganisation för lönestatistik

5. Lagring och gallring av personuppgifter

Willo kommer att behandla och lagra dina personuppgifter under så lång tid som det är nödvändigt i förhållande till de ändamål som uppgifterna insamlats för.

Vissa personuppgifter kommer att raderas i samband med att anställningen avslutas. Andra personuppgifter kommer att lagras under en längre tid eftersom det finns en rättslig förpliktelse för Willo att behålla personuppgifterna, till exempel för att upprätta ett arbetsgivarintyg eller för att styrka att korrekta skatteavdrag gjorts alternativt att Willo behöver uppgifterna för att tillvarata sina rättigheter.

Efterhand som möjligheterna att rikta krav mot Willo löper ut (preskription) kommer uppgifterna att gallras ut. Willo kan även ha behov av att spara personuppgifter som hänger samman med särskilda projekt och kan därför behöva sparas under tiden som projekten pågår.

Uppgifter i inkomna rapporter till den interna rapporteringskanalen behandlas endast så länge de är nödvändiga för ett uppföljningsärende. Samtliga personuppgifter raderas ur inkomna rapporter senast två år efter att uppföljningsärendet avslutats.

Vissa personuppgifter kan komma att sparas under en längre tid, till exempel sparas uppgift om anställningstid till dess du uppnått pensionsålder enligt anställningsskyddslagen. Underlag för inbetalningar till pensionsförsäkringar kan sparas så länge den anställde är i livet.

6. Dina rättigheter och val

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vad som sparas. Willo kommer på eget eller ditt initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du kan även närsomhelst begära att dina uppgifter raderas eller att användningen begränsas i enlighet med de rättigheter som följer av lagstiftning om dataskydd. Dessa rättigheter kan begränsas av andra bestämmelser i dataskyddslagstiftningen.

Du kan få mer information om hanteringen av personuppgifter genom HR-chef eller IT-ansvarig.

Du har rätt att vända sig till Datainspektionen med klagomål avseende behandlingen av deras personuppgifter.

 

7. Ändringar av personuppgiftspolicyn

Willo kan komma att göra ändringar av denna personuppgiftspolicy. Om mera ingripande förändringar sker kommer de anställda att informeras särskilt.

 

8. Kontaktuppgifter

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor är du välkommen att kontakta oss:

Willo AB, 556062-3828, Stora Räppevägen 61, 352 50  VÄXJÖ

Willo AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär att Willo AB ansvarar för att dina personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.