1. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Willo värnar om din personliga integritet och samlar inte in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt.

Vi behandlar personuppgifter om dig om du:

• Ingår i en rekryteringsprocess eller
• påbörjat en anställning, men även löpande under anställningen
• är kund till Willo eller är intressent eller potentiell kund

Vi kan behöva följande personuppgifter:

Grundläggande personuppgifter: Namn, personnummer, kön, arbetstelefonnummer, adress, e-post, arbetsplats, hemadress, andra privata kontaktuppgifter, anställningsnummer, bank- och kontouppgifter, organisatorisk tillhörighet, anställningsdatum, tid då anställning avslutades, chefsroll, sysselsättningsgrad, anställningstid, arbetare/tjänsteman, utbildning/kompetens och där så erfordras andra grundläggande personuppgifter samt facklig tillhörighet när medlemskap dras på lönen.

Vid inhyrning: Arbetsgivare, tid då bolaget anlitades, tid då bolagets kontrakt avslutades, avtalstyp.

För utförande av arbete och arbetsledning: chef, chefens chef, titel, avdelning, utbildning/kompetens, arbetsprestation.

Personalhantering av andra HR specifika personuppgifter: Dag- eller veckoarbetstid, kontaktinformation närmast anhöriga, kostnadsställe, befattningsvärdering, månadslön, löneutveckling, hälsoinformation, rehabilitering, chef och frånvaro.

Kommunikation: Personuppgifter som krävs för att ge dig tillgång till Willos datasystem och nätverk, bland annat internetadress, epost, IP-adresser och användarnamn för inloggning, men även andra typer av personuppgifter som loggas vi utnyttjande av datasystem och nätverk.

Vid visselblåsning: De personuppgifter som framgår av en inkommen rapport till vår interna rapporteringskanal, både uppgifter du själv uppger eller som uppges om dig. Det kan exempelvis röra sig om namn, arbetstitel, uppgifter om misstänkta brott, misskötsamhet, hälsouppgifter eller annat.

2. Varför behöver vi samla in dina personuppgifter?

Willo behöver samla in dina personuppgifter för bland annat följande ändamål:

• Administration och hantering av anställningen hos Willo
• Intern arbetsledning, planering och hantering av arbetsstyrkan, behov av rekrytering, kompetensutveckling, karriärplanering och utveckling, utvärdering och uppföljning av arbetsprestationer
• Hantering av förmåner, löneutbetalning, ersättningar, skatter och försäkring
• Hantering av affärsresor, reseförsäkring
• Förse dig med informationssystem, se till att vi har en säker, trygg och effektiv användning av interna informationskanaler som e-post och andra internettjänster, säkerställa att affärskritisk information och Willos övriga tillgångar är säkra och skyddade
• Finansiell planering, rapportering, upprättande av budget och analys
• Hälsa och arbetsmiljö
• Följa upp tillämpning av interna policys och andra bestämmelser, skydda Willos egendom, såväl fysiska som immateriella rättigheter, förebygga bedrägerier och andra olagliga aktiviteter
• Hantera arbetsrelaterade tvister och klagomål, till exempel ersättningskrav, agera i enlighet med andra tillämpliga rättsliga förpliktelser som Willo kan ha genom arbetstagarens anställning hos Willo
• Säkerställa uppfyllandet av förpliktelser med anledning av anställningsavtalet
• Uppfylla vår lagliga skyldighet att tillhandahålla en intern rapporteringskanal och följa upp ärenden

3. Vad finns det för rättslig grund?

I och med att du lämnar uppgifter till oss ger du din tillåtelse att Willo registrerar och lagrar uppgifter samt behandlar de angivna personuppgifterna för angivna ändamål.

För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste vi ha en rättslig grund att basera behandlingen på. Nedan finner du vilka rättsliga grunder vi använder oss av:

1. Samtycke – personuppgifterna av lämnats av dig och du har förstått vad det innebär
2. Rättslig förpliktelse – när lagar och regler gör att vi måste behandla vissa personuppgifter, t ex för bokföring eller skatterapportering
3. Intresseavvägning – när behandlingen av dina personuppgifter ligger i Willos intresse, tex kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners
4. Fullgörande av anställningsavtal – det som faktiskt krävs för att bli anställd

4. Hur skyddas dina personuppgifter och vilka har tillgång till dem

Willo tillämpar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bland annat förlust, missbruk och obehörig åtkomst.

Endast personer på Willo som i sin har behov av att behandla personuppgifterna i enlighet med ovan angivna ändamål kommer att ha tillgång till dem.

Willo kan lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden, andra bolag inom koncernen eller tredje part som beskrivs nedan i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar:

• Till personuppgiftsbiträden. Willo kan anlita personuppgiftsbiträden för affärssyften som en del av sin normala verksamhet
• Till myndigheter som Willo har en förpliktelse att göra så eller om Willo behöver skydda sina eller tredje parts rättigheter.
• Till tredje part i samband med försäljning eller annan överföring av del av Willos verksamhet
• Till tredje part i samband med nödfall där hälsa och säkerhet för dig eller annan person är i fara
• Till tredje part för att tillvarata Willos rättigheter, till exempel i samband med arbetsrättslig tvist
• Till myndighet och/eller arbetsgivarorganisation för lönestatistik